Langkah Menulis dan Mengirim Email Resmi Formal Update 2017

Tutorial menulis email resmi dan email formal yang baik dan benar sesuai kaidah bahasa Indonesia : email resmi dari dan kepada perusahaan, instansi dan perorangan

1. Pengertian Email Resmi

Pengertian Email resmi adalah email yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi.

E-mail resmi biasanya berkaitan dengan pekerjaan, bisnis, lamaran atau hal-hal lainya yang sifatnya adalah urusan formal.

Sebelum era digital semua urusan resmi dilakukan melalui surat menyurat menggunakan surat yang diketik kemudian ditandatangani dan diberikan cap perusahaan atau instansi.

Saat ini Email adalah solusi berkirim surat, selain efisien dan tidak memakan waktu juga tanpa mengeluarkan biaya sepeserpun.

Secara garis besar ciri ciri email resmi adalah:

1. Singkat padat dan jelas langsung pada inti maksud yang ingin disampaikan
2. Menggunakan bahasa indonesia yang baik dan benar (sesuai EYD) / bahasa baku.
3. Bentuknya sebagaimana bentuk surat resmi.

2. Contoh Email Resmi

Seperti apa bentuk email resmi itu?

Email resmi banyak macamnya tergantung siapa yang menggunakan, ditujukan kepada siapa dan untuk keperluan apa.

Sama halnya dengan surat resmi, siapapun bis membuat atau menggunakan email secara formal, sebagai gambaran berikut ini bentuk email resmi / formal:

Contoh Email Resmi Perusahaan / Instansi

Email resmi perusahaan adalah pesan yang disampaikan kepada karyawan / relasi bisnis atau masyarakat menggunakan alamat email resmi milik perusahaan.

Contoh email resmi perusahaan / Instansi :

Contoh Email Resmi

Contoh email diatas adalah jenis email yang pengirimannya dilakukan melalui embed dokumen kedalam pesan email, sehingga tampak seperti fisiknya.

Contoh email resmi perusahaan yang pengirimannya dilakukan tanpa embed dokumen :

Contoh Email Resmi

Dari dua contoh diatas terdapat perbedaan bentuk emailnya, perbedaan bentuk email tersebut disebabkan karena kebijakan organisasi masing masing.

Contoh Emil Resmi Lamaran Pekerjaan

Bila diatas telah dicontohkan email resmi dari perusahaan kepada karyawan dan dar perusahaan kepada nasabah, berikut ini adalah contoh email resmi perorangan kepada perusahaan:

Contoh Email Resmi Perorangan

Diatas adalah contoh email resmi perorangan kepada sebuah perusahaan yang saya ambil dari internet.

Secara garis besar semua contoh email resmi diatas menggunakan bahasa Indonesia yang baku.

3. Cara Menulis Email Resmi / Email Formal Yang Baik dan Benar

Setelah kita memahami apa itu email resmi dan email formal serta melihat contoh contohnya, sekarang waktunya kita membuat email resmi.

Ciri ciri Email Yang Baik dan Benar

Pesan email formail yang baik dan benar strukturnya harus mengandung :

1. Kepala Surat / Kop Surat (Bila atas nama instansi organisasi atau perusahaan)
2. Pembukaan
3. Isi Email
4. Penutup

Kepala Surat / Kop Surat

Bila kita membuat email mengatas namakan organisasi perusahaan instansi maupun perkumpulan maka wajib kita buat kop suratnya, bentuk kop surat adalah sebagai berikut:

Kop Surat

Beberapa perusahaan memberikan kebijakan tersendiri dalam menampilkan kop surat pada email resmi, namun penggunaan kop surat sangat dianjurkan

catatan: Untuk e-mail resmi yang dibuat oleh perorangan, tidak usah menggunakan kop surat

Pembukaan Email Resmi

Pembukaan dalam email formal yaitu mencantumkan nomor surat, lampiran, tujuan surat, dan salam pembuka seperti contoh berikut :

Pembuka

Untuk surat resmi dari perorangan tidak perlu mencantumkan nomor, lampiran dan perihal

Isi Email Resmi

Isi email resmi merupakan hal yang ingin disampaikan dalam surat, terdiri atas paragraf pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup, seperti contoh berikut :

Isi Email Resmi

Penutup Email Resmi

Email resmi atau formal ditutup dengan salam penutup, nama terang dan tanda tangan seperti contoh berikut ini :

Penutup

# Cara Menulis dan Mengirim Email Resmi / Formal

Setelah memahami bagaimana email resmi seharusnya dibuat, untuk prakteknya silahkan ikuti petunjuk langkah langkah membuat email resmi berikut ini :

#1: Membuat Konsep Email Resmi

Agar lebih mudah buat konsep email yang akan ditulis terlebih dahulu dengan microsoft word atau notepad, setelah itu kemudian copy consep surat :

Buat Konsep Email

Buatlah konsep email / tulis email di komputer. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta strukturnya harus mencerminkan bahwa email tersebut merupakan email resmi (seperti telah dicontohkan diatas)

Selanjutnya blok dan copy konsep surat

#2: Buka dan tulis Email Baru

Buka aplikasi email yang digunakan, entah itu gmail yahoo mail maupun outlook, kemudian ikuti langkah seperti pada gambar:

Menulis Email Resmi

1. Compose / Tulis Email

Klik pada menu warna merah sebelah kiri atas untuk mulai menulis email baru.

2. Tujuan Email

Masukkan alamat email tujuan yang hendak kita kirimkan email

3. Tulis Subject Email

Subject email seharusnya sama dengan Hal / Perihal pada konsep email yang sebelumnya kita buat

4. Masukkan Kop Surat

Untuk email resmi kantor atu organisasi masukkan gambar kop surat melalui menu insert image

#3: Mengedit dan Mengirim Email Resmi

Selanjutnya adalah tahap editing email agar terlihat lebih formal dan rapi, ikuti petunjuk gambar:

Cara Mengirim Email Resmi

1. Edit Kop Surat Resmi

Sesuaikan lebar gambar kop surat, cukup klik kemudian tarik sesuai lebar halaman

2. Paste Konsep Email Resmi

Selanjutnya paste konsep email resmi yang sebelumnya telah ditulis dalam microsoft word atau notepad, kemudian rapikan

3. Kirim Email

Klik pada tombl SEND untuk mengirim email yang baru saja kita buat.

#4: Selesai

Demikian tutorial cara menulis email resmi / email formal, terkait dengan tulisan ini kami sertakan tips:

1. Video cara menulis email resmi
2. Cara membuat dan mengirim email resmi lamaran kerja

Last Update: 06/17/2017 membuatemail.com